059-359-5811

9:00~18:00(土日・祝日除く)

導入事例

株式会社橋本商事冷凍輸送様

「自分たちの会社をより良くしていこうという議論の場が生まれました」
情報を共有することでムダを減らし、会社全体を底上げする

会社名株式会社橋本商事冷凍輸送
拠点数4拠点
車両数54台
Webサイトhttp://www.kokorozashi.biz/
ライセンス数23ライセンス+管理者ライセンス

JICONAX導入のきっかけについて教えて下さい。

代表 橋本貴史 様もともと、日々の収支報告やスケジュール共有はExcelを共有して行なっており、伝達事項はExcelにメモして運用していました。

しかし、営業所と社員が増えてくるにつれ、 Excel編集時のロックなどで業務が円滑に回らなくなってきました。伝達できる情報量にも限りがあり、報告もおのずと億劫となって、当時は同じ会社なのに、他の営業所のことがまったく見えていませんでした。

また、商品事故やクレームの報告は各自の判断でされたり、されなかったりしました。
記録も各自のパソコンの中に埋もれたままで、商品事故の情報も社長の耳にまで届かない。月1回の会議で周知されればまだいいほうで、社長がお客様を訪問して初めて判明し、恥ずかしい思いをすることもありました。

そんな状況を打破する良いアイディアはないかと、デジタコを導入してもらったフルバックに声をかけてみたところ、「JICONAX」を提案され、よくよく話を聴いてみると、営業所間の情報共有が「カンタン・正確」にできるし、ファイル共有のデータベースとしても使えるところに魅力を感じました。

もともと我が社は共有・報告しない社風ではないのですが、それを行なう「場」に飢えていました。
だまされたと思って、「試しに1年間、5ユーザだけ導入してみよう」という軽い気持ちで始めてみたのですが、半月後には3ユーザ追加、次の月には7ユーザ追加…というペースで、気が付いたら23ユーザで使うことになっていました。

ありがとうございます。次に、「JICONAX」を、具体的にどのようなシーンで、どのように利用しているのか教えて下さい。

業務連絡にはすべて【Chatter】を使っています。

例えば、営業所から出発したら、到着予定時間をChatterにアップさせ、配送の遅延をチェックしたり、営業所の倉庫アルバイトのシフトから、商談や募集、採用の進捗報告などもすべてを毎日Chatterにアップしてチェックを行なっています。

24時間365日稼働しているので、今までのExcelと紙だけの運用では、特に夜間の管理者との間で情報の申し送りが困難でした。運行状況を報告していなかったので、到着時間が不明確で、取引先からの問い合わせ対応にも四苦八苦し、延着でご迷惑をかけたことも多々ありました。

また、日々のアルバイトの配置が上手くいっておらず、年間100万円近くのコストをムダにしており、困っていました。

「JICONAX」導入後は、Chatterに書いておけば管理者が見てくれるので、情報の伝達モレやミスが劇的に少なくなりました。
運行状況が明確になって、その後の計画が立てやすくなったのに加えて、取引先への配送時間連絡もより正確になり、取引先との信頼度もアップしました。
いつ、どれくらいの人員が必要かが把握できるようになったことで、人件コスト削減にもつなげられています。

Chatter機能を活用することで、社内にどのような変化がありましたか。

経営企画課 課長 安村 様「JICONAX」のChatterを活用することで、「議論をぶつけ合う場」が生まれ、討論のレベルが上がりました。

以前は、異なる営業所間はもちろんのこと、同じ営業所内であっても、直接顔を合わせて議論をする場がなく、ぬるい空気になっていました。
結果、会社のためになるような意見があっても、それらはすべて胸の内にしまわれていたんです。当然、そういった場面に対応する管理者能力も伸びていきませんでした

「こんなことが起こりました」、「こんなことを不安要素として抱えています」をChatterに上げるようになって、Chatterに上げないままコトを大きくするよりは、早い段階でChatterに問題提起することで、早目にみんなで解決しようという社風になりました。

そういった意味では、「自分たちの会社をよくしよう」という意識が芽生えて、社内のベクトルも同じ方向に向かうようになったと思います。
当初、一番積極的に率先してChatterを活用したのは社長自身ですが、最近は一歩引いたところから見ています。
社長があえて討論に参加しないことで、管理者が成長しました。
同じことが、管理者・一般社員の間でも言えるので、社員全体の底上げになりました。

労務時間管理については、どのように運用されていますか。

【労務時間管理ダッシュボード】をとっかかりとして、異常値(拘束時間、連続勤務等)を検知しています。詳細な運行内容や異常値の原因は、運行日報側を調査して対策を打つようにしています。

以前は運行形態、運行方面、出発/帰着時間、運行スケジュール などがバラエティに富んでいるので、労務時間の異常値を捉えることが困難でした。

「JICONAX」の導入で、労務時間の異常値検知が、とっかかりの時点でかなり絞られているためにカンタンかつ迅速・的確にできるようにりました。
また、毎朝、労務時間管理ダッシュボードがメールで自動配信されてくるので、異常値を検知して原因を調査する作業が習慣が定着したのが大きいです。

お客様とのやり取りでは、どのように活用されていますか。

イメージお客様との商談や、お客様を訪問する際には、必ず【コンタクト履歴】を確認するようにして活用しています。
また、商談のやりとり(経緯の説明・資料)はすべてお客様ごとにJICONAXに記録、保管しているため、とても便利です。

以前は、商談の経緯が担当者の頭の中にしかなかったので、お客様からの問い合わせに対してスムーズな回答な展開ができず、担当者が退社してしまった場合には、今までの経緯が全くわからなくなってしまうので、運賃交渉などは妥当性が不明でした。また、FAXで届く見積書は後から探すのが困難で、紛失してしまうこともあり、取引先様にご迷惑をおかけすることもありました。

「JICONAX」は、誰でもどこででも過去の経緯を確認することができるので、問い合わせ対応がスムーズになって、お客様に安心していただくことができます。
また、商談の経緯を頭に入れて話ができるので、話の展開も非常に有利になりました。担当者が退社したとしても、すべての情報が社内に財産として残るので、引継ぎの問題も解消され、FAXで送られてくる見積書もすべてスキャンして保存している
ので、紛失することもなくなり、資料検索にかけていた時間が無くなりました

その他機能については、どのように運用されていらっしゃいますでしょうか。

【クレーム】や【商品事故】の内容は、発生したらすぐにJICONAXに登録するようにしています。
クレームや商品事故が発生した場合には、即座に管理者の携帯電話にメールが配信され、同時にChatterにもリンクが投稿されるので、その後の対応をみんなで閲覧しながら迅速かつ正確に行なっています。
また、商品事故の弁済金管理もJICONAXで行なっています。

以前は、クレームや商品事故は、応対した個人の判断により報告が上がってこないことも多々あり、取引先様から言ってもらわないと発覚しないことがありました。この状態では、非常に恥ずかしい思いをするし、何しろ信用に関わります
また、取引先様の都合により、商品事故から時間がかなり経過してしまった時には、協力会社に対して負担費用を請求できるような場合でも、「今さらそんな昔の話をされても…」と、弁済費用をもらい損ねることがあって、百害あって一利なしでした。

JICONAXは、クレームや商品事故の情報(さらに言えばコンタクト情報)がすべて取引先台帳と紐づいているので、いままでのやりとりがすべて把握できます
その結果、自分だけがその件について知らないということもなくなり、恥ずかしい思いや信用を失墜させる行為をすることがなくなりました。
さらに、クレームや商品事故は起こしても、全社的に迅速な改善活動に取り組む姿勢を示すことができます
弁済金に関しては、正確な記録が直ぐにわかるので、こちらから定期的に「あの件、どうなりました?」という話にもっていけるので、従来よりもスピーディに話が進むようになり、協力会社からの弁済金のもらい損ねもなくなりました

ただし、JICONAXを導入してから、かえってクレームの件数は激増しました。
どういうことかというと、従来だったら上がってこなかったものが、すべて顕在化している、という意味です。もちろん、同じクレームを何度ももらうということは確実に減ったので、日々より良い改善活動に取り組めています。

最後に、JICONAXをご利用しての感想を教えて頂けますか。

当初は半信半疑で使い始めましたが、今やJICONAXが弊社の情報の柱になっています。
都度の連絡はChatter、履歴や記録はデータベースにと使い分けており、特にChatterには社内における9割近くの情報をアップするように運用しています。

また、直接は言いにくいことも「疑似会議室」でなら言える、ということもあるのでしょう。みんながそれぞれの言い分、考え、思いをぶつけあう場ができています

経営者として、管理者として、配車担当者として、「ここまでは書かないでくれー! 」と思う時も確かにありますが(笑)、それでもなるべくオープンにしていこうという覚悟・決意を持ってやらないと、情報共有はできないと思います。

Chatterはたくさんの目があるので、悪意を持った意見とか、あまりに偏った意見は出てこず、自分達の会社を良くしていこうという観点での討論ができます。そういった意味では、理念や方針やビジョンを実践するにあたって、みんなが心のベクトルを合わせていくには、非常に優れたツールだと思います。

もうすでに弊社では、Chatterを見ていないと社内でついていけないようなムードになっています。
ホンキで社内の情報共有したいなら、JICONAXを使ってみてください。
Chatterで社員のホンネを引き出そうと思ったら、相当な覚悟と精神力を持つことが必要ですが、必ず1レベル上の情報共有ができます。イメージ

質問は以上になります。ご協力いただき、誠にありがとうございました。

ありがとうございました。

運送会社・バス会社様向け!
ドライバー採用によく効く 「働き方改革」の処方箋
  • ・どうしたらドライバーが採用できるのか
  • ・働き方改革はどう実施したらいいのか
  • ・最適な労務管理や生産性向上の手法とは…

など、弊社が良くお聞きするお悩み・相談をまとめました!